Teknik Filter dan Sort pada Mc. Access

Penyaringan Data ( Filter )

Ada Tiga cara yang disedikan Access 2003, untuk melakukan proses Filter, Yaitu :

- Filter By Form : Fungsinya untuk menampilkan data tertentu, dengan memilih data yang terdapat pada suatu kolom (Field).

Caranya : pilih meu Record > Filter > Filter By Form, pilih menu Filter > Apply Filter/Sort. Kemudian untuk kembali pada posisi semula pilih menu Record > Remove Filter/Sort

- Filter By Selection : Fungsinya untuk melakukan pemilihan data pada kolom

( Field )secara sekaligus

Caranya : pilih dulu Datanya kemudian pilih menu Record > Filter > Filter By Selection Kemudian untuk kembali pada posisi semula pilih menu Record > Remove Filter/Sort

- Filter Excluding Selection : untuk menampilkan data selain dari criteria yang dipilih.

Caranya : Tentukan data yang tidak akan ditampilkan pada kolom, pilih Menu Record > Filter > Filter Selection Excluding Kemudian untuk kembali pada posisi semula pilih menu Record > Remove Filter/Sort.

Mengurutkan Data ( Sort )

· Sort Ascensing : Fungsinya untuk mengurutkan data dari terkecil sampai dengan terbesar. Caranya : Record > Sort > Sort Ascending Kemudian untuk kembali pada posisi semula pilih menu Record > Remove Filter/Sort

· Sort Descending : Fungsinya untuk mengurutkan data terbesar sampai dengan terkecil. Caranya : Record > Sort > Sort Descending Kemudian untuk kembali pada posisi semula pilih menu Record > Remove Filter/Sort

· Advanced Filter/Sort : Fungsinya untuk mengurutkan sekaligus menyaring data. Caranya : Record > Sort > Advanced Filter/Sort, isi Field, Sort, dan Criterianya. Kemudian untuk kembali pada posisi semula pilih menu Record > Remove Filter/Sort

Latihan

1. Buatlah sebuah database dengan nama Data Mahasiswa
2. Buatlah sebuah table dengan nama Mahasiswa, Stuktur datanya sebagai berikut :

Field Name	Data Type	Description
NoBP	Text	Nomor Induk Pokok Mahasiswa
Nama	Text	Nama Mahasiswa
TempatLahir	Text	Tempat Lahir Mahasiswa
TglLahir	Date/Time	Tanggal Lahir Mahsiswa
Agama	Text	Agama Mahasiswa
JenisKelamin	Yes/No	Jenis Kelamin Mahasiswa
PA	Text	Pembimbing akademik mahasiswa
Alamat	Text	Alamat lengkap mahasiswa

Untuk Field Size isi terserah Anda ! tetapi disesuaikan dengan kondisi table yang dibuat.

3. Ikuti Perintah di bawah ini
• Primary Key : NoBp
• NoBP hanya ST, SE, SP.
• Input Mask : 99-LL-999
• Validation Rule : Mid([NOBP];3;2)="ST" Or Mid([NOBP];3;2)="SE" Or Mid([NOBP];3;2)="SP"
• Validation Text : “ Kode Tersebut tidak terdaptar “

4. Isi Tabel Mahasiswa Dengan data di Bawah Ini :

NoBp	Nama	Tanggal Lahir	Tempat Lahir	Agama	Pria	PA	Alamat
01-SE-001	Akbar Novirmal	15/12/1988	Payakumbuh	ISLAM	Yes	Drs. Erwadi Bakar, M.Kom	Limau Manih
02-ST-002	Ranggi Definta	29/10/1990	Bukittinggi	Hindu	No	Ronakhadi, ST	Jati
03-SP-003	Andika	30/07/1991	Padang Panjang	Budha	Yes	Humaira, ST.	Jl. Pemuda
04-SE-001	Anika Rahmi	09/09/1989	Pariaman	ISLAM	No	Meri Azmi, ST	Jl. Asoka No. 3
05-SP-003	Taufik Gusman	03/10/1991	Baso	Kristen	Yes	Yance Sonata, S.Kom	Jl. Kendari No. 4
06-ST-002	Ganda Arizal	26/04/1990	Lintau	Isalm	Yes	Rasyidah, S.Si	Jl. Jeruk Manis
07-SP-003	Minda Ladia	04/06/1991	Lintau	ISLAM	No	Indri rahmayuni, ST	Gadut
08-SP-003	Nona Andri Ulfah	09/02/1991	Jakarta	Budha	No	Deddy Prayaman, S.Kom	Bandar Buat
09-SE-002	Citra Nafelia	06/07/1990	Pariaman	ISLAM	No	Yuhefizar, S.kom	Indarung
10-SD-001	Hanafi Marli	06/07/2009	Padang	Islam	Yes	Yuhefizar, S.Kom	Indarung

5. Latihan :

§ Tampilkan data mahasiswa yang lahir di payakumbuh dan beragama islam!

§ Tampilkan data mahasiswa yang mempunyai NoBP 04-SE-001!

§ Tampilkan data mahasiswa yang namanya berawalan huruf A!

§ Tampilkan seluruh data mahasiswa berjenis kelamin Perempuan!

§ Tampilkan data mahasiswa yang pembimbingnya Bapak Yuhefizar, S.KOM.

§ Urutkan data mahasiswa berdasarkan tanggal lahir, dari yang paling tua sampai dengan yang paling kecil

§ Tampilkan data mahasiswa yang beragama islam dan lahir di Padang, lalu urutkan berdasarkan NoBP dari besar ke Kecil

§ Tampilkan data mahasiswa yang namanya diakhiri huruf “a”

§ Tampilkan data mahasiswa yang lahir di atas tahun 1988 dan beragama islam, urutkan berdasarkan field nama dengan tipe pengurutan ascending

§ Tampilkan data mahasiswa yang berjenis kelamin laki-laki, agama islam, lahir di Padang, urutkan berdasarkan field tanggal lahir!

Bekerja dengan Banyak Tabel dan Query

- Bekerja dengan Banyak Tabel

Buatlah tabel Misal : Tabel Pembelian dan Penjualan

- Langkah untuk membuat hubungan antar tabel

1. Klik Tool, Relationship

2. Pilih Pembelian, lalu klik tombol Add

3. Pilih Penjualan,lalu klik tombol Add

4. Klik Tombol Close

5. Klik dan Geser Field KodeBarang yang ada pada table Pembelian ke Field KodeBarang Penjualan, kemudian akan tampil Edit Ralationships, lalu Create.

- Langkah untuk menghapus Relationships AntarTabel

1. Tunjuklah garis penghubung diantara kedua table, lalu klik kanan pada mouse.

2. pilih menu Delete, kemudian Yes.

- Menutup Kotak Dialog Relationships

Berarti mengakhiri rangkaian perintah Relationshop. Cukup dengan klik File – Close

- Bekerja dengan Query

1. Pembuatan Parameter Query : Untuk menyeleksi dari mana field tertentu apabila query tertentu dijalankan.
1. Pada Database Persediaan, klik Queries – Design
2. Isi Field1 dengan JumlahBeli, Field2 dengan HargaBeli dan Field3 dengan NamaBarang, Kemudian Table1,2 dan 3 isi dengan Pembelian, pada Criteria ketikan [Berdasarkan NamaBarang:]
3. Untuk melihat hasilnya klik tombol RUN (Tanda Seru)
4. Pada kotak isian ketik : Disket, lalu OK
5. Klik Close untuk menyimpan data Query tersebut klik tombol Yes
6. Simpan dengan Nama ParameterQuery

2. Membuat Query Update : Untuk merubah secara bersamaan isi dari suatu namaField
1. Pada Database Persediaan, klik Queries – Design
2. klik Query – Update Query kemudian isi Field1 dengan JumlahJual, Field2 dengan HargaJual, dan Update To pada kolom HargaJual dengan : ketik [HargaJual]*1.05 ( artinya untuk HargaJual di kali 15% )
3. klik tombol RUN (Tanda Seru), Yes
4. Untuk melihat hasilnya klik menu View – Datasheet View
5. Klik Close untuk menyimpan data Query tersebut klik tombol Yes
6. Simpan dengan Nama UpdateQuery

3. Membuat Query MakeTable : untuk membuat suatu table baru yang isinya berasal dari table yang sudah ada.
1. Klik menu Queries – New – Design – Ok – Pembelian – Add - Close
2. klik Query – Make Table Query kemudian isi Field1 dengan KodeBarang, Field2 dengan NamaBarang, pada layer Make Table isi Table Name-nya dengan Persediaan2.
3. Ok - RUN (Tanda Seru) – Yes – Close
4. klik Table – Persediaan2 - Open

4. Menghapus Data dengan Query Delete : untuk menghapus data pada suatu field tertentu berdasarkan criteria.
1. Klik menu Queries – New – Design – Ok – Pembelian – Add – Close
2. klik Query – Query Delete kemudian isi Field1 dengan KodeBarang, Field2 dengan NamaBarang, pada Field Delete dengan Where, Criteria dengan Disket
3. Ok - RUN (Tanda Seru) – Yes – Close
4. Simpan dengan DeleteQuery, untuk melihat hasilnya, klik menu Table - Open

5. Membuat Rumus atau Perhitungan dalam Query : untuk menciptakan nama Field baru yang dapat membuat perhitungan pada nama field yang bersangkutan
1. a. Klik menu Queries – New – Design – Ok – Pembelian&Penjualan – Add – Close
2. Isi Field1 dengan HargaBeli, Field2 dengan JumlahJual dan Field3 dengan HargaBeli.
3. Klik penunjuk mouse dikolom kosong : TotBeli: [JumlahBeli]*[HargaBeli]
4. Klik di kolom berikutnya : TotJual: [JumlahJual]*[HargaJual]
5. Klik di kolom berikutnya : Sisa: [JumlahBeli]-[JumlahJual]
6. Klik di kolom berikutnya : Laba: ([TotJual]-[TotBeli])+[HargaBeli]*[Sisa]
7. Untuk melihat hasilnya klik tombol RUN (Tanda Seru)
8. Simpan Dengan nama QueryPerhitungan